Da Firmenmeetings heutzutage nicht mehr nur ganz klassisch in Konferenzsälen, sondern zunehmend auch in Form von Telefonkonferenzen abgehalten werden, ist es unerlässlich, die wichtigsten Punkte in Bezug auf die Teilnahme an einer Telefonkonferenz zu kennen.
Die wichtigsten Punkte im Überblick
Die mit Abstand wichtigsten Punkte in Bezug auf die Konferenzteilnahme sind Pünktlichkeit und Höflichkeit. Zu besagter Höflichkeit gehört, dass Sie sich zu Beginn der Konferenz kurz vorstellen, sofern Sie nicht schon vom Konferenzmoderator vorgestellt werden. Ferner sollten Sie stets die übrigen Konferenzteilnehmer aussprechen lassen. Am besten ergreifen Sie grundsätzlich nur dann das Wort, wenn Sie es vom Moderator zugeteilt bekommen. Halten Sie sich an die Ihnen zugeteilte Redezeit. Telefonkonferenzen unterliegen einem engen Zeitplan und es sollen alle Teilnehmer in ausreichendem Umfang zu Wort kommen. Daraus resultiert wiederum, dass Sie sich optimal auf bevorstehende Konferenzen vorbereiten sollten, um Ihre Position schnellstmöglich und doch umfassend und leicht verständlich verdeutlichen zu können. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass Sie eine Umgebung mit möglichst wenigen Störquellen wählen, da selbst kleinste Störgeräusche störend wirken. Aus diesem Grund empfiehlt es sich auch, dass Sie Ihr Telefon so lange stumm schalten, bis Sie an der Reihe sind. Beim Sprechen, sollten Sie auf eine möglichst klare Aussprache bedacht sein, damit Sie selbst bei einer suboptimalen Telefonverbindung noch immer gut zu verstehen sind. Dies ist insbesondere auch bei Telefonkonferenzen mit Partnern im Ausland zu beachten. Um eine sichere Verbindung zu bekommen können sich Kunden oder Partner aus dem Ausland z. B. auch über Talkyoo einwählen. Lesen Sie hier mehr zum Thema Einwahl aus dem Ausland über Talkyoo.
Sonderfall Videokonferenz
Neben klassischen Telefonkonferenzen nutzen immer mehr Unternehmen heutzutage auch sogenannte Videokonferenzen, bei denen sich die Konferenzteilnehmer nicht nur hören, sondern eben auch sehen können. Kleiden Sie sich in schlichten Farben, da Muster oder grelle Farben das Bild der Übertragung stören können. Darüber hinaus sollten Sie fortlaufend auf Ihre Sitzhaltung sowie Ihre Gestik und Mimik achten, diese könnten aufgrund einer verzögerten Übertragung missverstanden werden.
Kurze Anmerkung zum Schluss
Die hier genannten Punkte sind an sich so naheliegend, dass Sie sie aller Wahrscheinlichkeit nach ohnehin ganz intuitiv befolgt hätten. Dennoch schadet es nicht, sie sich vor einer Konferenz nochmals bewusst vor Augen zu führen, zumal die Erfahrung zeigt, dass der eine oder andere Punkt in der Hektik des Berufslebens eben doch gerne einmal vergessen wird.
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