Rechnungen sind die wichtigsten Belege, die bei einer Buchführung anfallen. Doch nicht nur für den Erhalt eines Honorars sind es unabdingbare Dokumente. Auch für das Finanzamt sind Rechnungen von großer Bedeutung, da sie die Einnahmen des Freiberuflers belegen. Hier erfahren Sie, worauf Sie beim Ausstellen der Dokumente achten müssen.
Aufbewahrungsfrist berücksichtigen
Jeder Freiberufler muss Rechnungen schreiben. Aber gerade Anfängern unterlaufen dabei häufig Fehler. Nervig: Werden falsche Rechnungen geschrieben, kann das später zu Problemen führen. Hilfreich ist es da, sich die wesentlichen Bestandteile einer Rechnung zu vergegenwärtigen.
Für Rechnungen gilt zudem die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Dokumente. Das heißt, Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Inzwischen werden Rechnungen und andere Dokumente häufig auf der Festplatte des Rechners gelagert. Es ist allerdings sinnvoll, diese auch in ausgedruckter Form in einem separaten Ordner zu archivieren. Am besten geeignet für Rechnungen, ist Briefpapier mit einem Gewicht von 80 bis 120 Gramm, wie Sie es auf Helloprint bestellen können. Mit nur wenigen Klicks können Sie hier ihr personalisiertes Briefpapier in Auftrag geben, das anschließend zu Ihnen nach Hause geliefert wird.
Richtige Rechnungsnummer angeben
Schreiben Freiberufler Rechnungen, muss stets eine Rechnungsnummer angegeben werden. Die Pflicht eines jeden Selbständigen ist es dabei, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu benutzen. Eine chronologische Reihenfolge ist aus dem Grund wichtig, da das Finanzamt bei der Prüfung später die Einnahmen nachvollziehen muss. Wird die Rechnungsnummer hingegen weggelassen, verliert der Rechnungsaussteller nicht nur schnell den Überblick, auch die Konsequenzen können weitreichend sein. Ein wenig Entscheidungs-Spielraum bleibt dennoch. So muss eine Rechnung nicht zwingend mit 1 begonnen werden. Es ist außerdem möglich, die Rechnungen jahresweise durchzunummerieren. Beispielsweise 2013-01, 2013-02 und so weiter.
Erbrachte Leistung genauestens aufführen
Im nächsten Schritt geht es um die Darlegung der Leistung. Es ist wichtig, dass Freiberufler ihre Leistung korrekt bezeichnen. Häufig werden für die Aufträge des Freiberuflers unterschiedlich Steuersätze erhoben. So wird ein geschriebener Artikel, auf dem ein Urheberrecht besteht, mit 7 Prozent versteuert, während für eine PR-Arbeit ohne Urheberrecht 19 Prozent Steuern anfallen. Wer sich beim Ausfüllen von Rechnungen unsicher ist, der ist mit einem Steuerberater an seiner Seite.
Zahlungsziel bestimmen
Der Auftraggeber muss den erarbeiteten Betrag meist innerhalb von vier Wochen überweisen. Allerdings handelt es sich dabei lediglich um eine allgemeine Regel. Ein Freiberufler kann selbst festlegen, wann er sein Honorar überwiesen bekommt. Er kann also auch entscheiden, ob die Bezahlung in einem Abstand von weniger als vier Wochen erfolgt. Viele Kunden nutzen die Frist von vier Wochen aus und zahlen erst am letzten Tag des Rechnungszeitraumes. Doch bis zum letzten Tag des Monats auf die Bezahlung einer längst erbrachten Leistung zu warten, muss nicht sein, weshalb es sich lohnt, das Zahlungsziel vorzuziehen.
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