Große Firmen mit sehr vielen Mitarbeitern haben einen nicht zu unterschätzenden Vorteil: Sie haben für alle Bereiche eine eigene Abteilung, in der Spezialisten alle anfallenden Aufgaben erledigen. Besonders beim Rechnungswesen ist es wichtig, sich mit der Materie gut auszukennen, da Fehler hier besonders kostspielig sein können.
Kleine Betriebe und vor allem Freiberufler kommen oft nicht in den Genuss dieser Vorzüge. Stattdessen müssen sie sich um alle Bereiche selbst kümmern. Ein besonders wichtiges Feld ist dabei das Forderungsmanagement. Das sorgt nämlich dafür, dass das Geld, das einem Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen zusteht, auch tatsächlich auf dem Firmenkonto landet.
Was macht Forderungsmanagement aus?
Der Begriff scheint auf den ersten Blick selbsterklärend, es steckt jedoch ein wenig mehr dahinter, als man vermuten würde. Denn es geht nicht alleine um Rechnungen und Mahnungen. Vielmehr beginnt Forderungsmanagement im Idealfall schon, bevor es zum tatsächlichen Auftrag kommt.
Gerade bei sehr umfangreichen Aufträgen, die entsprechend kostspielig sind, empfiehlt es sich, den potentiellen Kunden im Vorfeld hinsichtlich seiner Bonität unter die Lupe zu nehmen. Bei bestimmten Rechtsformen ist das sehr einfach, da ihre Bilanz jederzeit eingesehen werden kann. Und auch sonst kann ein Blick ins Schuldner- oder Handelsregister dabei helfen, unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
Sorgfältig ausgearbeitete AGBs und Vertragswerke beugen Problemen vor
Hat der Kunde diesen Check bestanden, spricht nichts mehr dagegen, den Auftrag anzunehmen. Dafür, dass es nach der Lieferung auch zu einer pünktlichen Zahlung kommt, kann man als Unternehmen sowohl durch seine allgemeinen Geschäftsbedingungen als auch durch den Kaufvertrag sorgen.
In den AGBs sollten die Zahlungs- und Inkassomodalitäten für jeden ersichtlich definiert werden. Diese Klauseln gehören zwar nicht unbedingt zu den meistgelesenen Texten der Welt, sich im Zweifelsfall darauf berufen zu können ist aber selbstverständlich von Vorteil. Darüber hinaus sollten auch im Vertrag, dem der Auftrag zu Grunde liegt, genaue Zahlungsfristen definiert werden. Bei Geschäftskunden gilt allgemein eine Frist von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung. Privatkunden, für die diese Frist ebenfalls gelten soll, müssen allerdings explizit darauf hingewiesen werden.
Korrekte Rechnungen und fristgerechte Mahnungen
Ist diese (oder die vereinbarte) Frist abgelaufen, gilt der Kunde als zahlungssäumig. In diesem ärgerlichen Fall erfolgt das erste Mahnschreiben. Bindende Vorschriften für dessen Form gibt es nicht, folgende Angaben sollten aber in jedem Fall enthalten sein:
- Rechnungsdatum
- Ursprüngliche Fälligkeit des Betrags
- Die Höhe des Betrags
- Eine neue Zahlungsfrist
Kommt es trotz mehrerer Mahnungen nicht zum Zahlungseingang, leitet man als ultima ratio ein gerichtliches Mahnverfahren ein, das im Extremfall in einem Vollstreckungsbescheid endet.
Um ein rechtliches Handhabe gegen säumige Zahler zu haben, ist von Anfang an eine korrekte Rechnung nötig, für die es im Gegensatz zum Mahnschreiben feste Vorschriften gibt. Als Unternehmer darf man keine der Pflichtangaben vergessen, um rechtlich komplett abgesichert zu sein.
Forderungsmanagement selbst erledigen oder auslagern?
Es gehören also sehr viele mitunter etwas komplizierte Komponenten zu einem erfolgreichen und korrekten Forderungsmanagement. Aus diesem Grund nutzen kleine Betriebe und Freiberufler häufig die Möglichkeit, diesen Bereich an einen externen Spezialisten auszulagern. In vielen Fällen bedeutet das jedoch unverhältnismäßig hohe Kosten.
Wer sich stattdessen selbst darum kümmern will, sollte sich eine spezielle Software für die Auftragsbearbeitung zulegen. Mit deren Hilfe ist das Forderungsmanagement kein Problem mehr, da sie sowohl für Rechnungen als auch für Mahnungen über Vordrucke verfügen, auf denen alle wichtigen Angaben enthalten sind. So stellt man auch ohne allzu große Erfahrung in diesem Bereich sicher, dass man für seine Arbeit und seine Produkte auch bezahlt wird. Und sollte man mit einem Kunden Probleme bekommen, sitzt man am längeren Hebel, da alle Dokumente rechtlich wasserdicht sind.
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