Meetings stehen in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Dabei sind die Sitzungen selten hochinteressant, interaktiv oder effektiv. Viele Teilnehmer sind lediglich physisch anwesend und planen schon die anstehende Mittagspause oder den Feierabend. Für Meetings gibt es gewisse Don’ts, die vermieden werden sollten. So kann der eine oder andere Ausrutscher vorzeitig verhindert werden.
Als Zuhörer in einer Sitzung fühlt man sich oft fehl am Platz und fragt sich, was man eigentlich hier soll. Damit die Zeit gar nicht erst verschwendet wird, gilt es, bei der Einladung zu einem Termin genau zu überprüfen, ob das Treffen für einen selbst überhaupt Sinn macht. Fällt die Agenda nicht in den eigenen Aufgabenbereich, kann man der Einladung auch getrost absagen und die Arbeitszeit sinnvoller nutzen. Dafür sollte in der Ankündigung genau definiert sein, worum es in dem Termin geht. Als Moderator vorab die Vortrags-Präsentation zu verschicken, hilft den Teilnehmern bei der Entscheidung und auch der effektiven Vorbereitung des Termins sehr.
Abhilfe gegen Müdigkeit
Bei einem Meeting am Montagmorgen oder am Freitagnachmittag ist Müdigkeit vorprogrammiert. Am Sitzungstisch einzuschlafen wirkt jedoch unhöflich dem Redner gegenüber und kann auch noch peinlich werden, wenn man schnarcht oder plötzlich mit einem Ruck aufwacht. Um Schläfrigkeit während des Meetings zu vermeiden, hilft es, zuvor einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft zu machen. Ein Meeting komplett im Stehen abzuhalten, ganz ohne Schreibtisch und Stuhl, trägt dazu bei, dass sich die Zuhörer besser auf das Gesagte konzentrieren und miteinander interagieren. Zusätzlich dauern solche „Sitzungen“ in der Regel nicht so lange, weil die Teilnehmer sich wieder auf ihren bequemen Bürostuhl am Schreibtisch freuen. Hier gibt es weitere Informationen zu moderner Büroeinrichtung.
Zurückstecken statt stören
Wer mit seinem Sitznachbarn tuschelt, vor allem mit dem Verschlingen von Häppchen oder permanent mit seinem Smartphone beschäftigt ist, signalisiert Desinteresse. Im schlimmsten Falle klingelt auch noch das Handy und der Anruf wird angenommen. Die anderen Teilnehmer werden dadurch abgelenkt und der Redner fühlt sich sabotiert.
Im Meeting gilt:
- Privatgespräche und andere Beschäftigungen sollten unterlassen werden.
- Die angebotenen Snacks stehen nicht zum Sattessen auf dem Konferenztisch.
- Wird ein wichtiger Anruf erwartet, der unbedingt angenommen werden muss, sollte das zu Beginn der Sitzung gesagt werden. Die anderen Teilnehmer haben mit Sicherheit Verständnis dafür – erwarten aber auch, dass der Telefonierende dann dafür den Raum verlässt.
Nicht über den Mund fahren
In einem Meeting gibt es immer wieder Teilnehmer, die sich ständig einmischen und die anderen nicht ausreden lassen. Dem Redner mitten im Satz ins Wort zu fallen bedeutet ein absolutes No-Go. Eine respektlose Unterbrechung mit Worten wie „Ich bin ganz anderer Meinung“ kann zu starken Unruhen innerhalb des Teams führen. Besser ist es, die Hand zu heben, wenn man etwas sagen will. So merkt der Vortragende nicht nur, dass Diskussionsbedarf herrscht, sondern auch, dass seine Redezeit nicht endlos dauert.
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