Wird das Gehalt überwiesen, gehört eine Lohnabrechnung vom Arbeitgeber einfach dazu. Bisher gab es die im Umschlag, und nach einem kurzen Überfliegen landete die Abrechnung abgeheftet im Ordner. In letzter Zeit gibt es sie aber immer öfter in digitaler Form.
Nachweis in Textform
Die Gehalts-, Entgelt- oder Lohnabrechnung muss dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber übergeben werden, wenn das Gehalt angewiesen wird – dazu ist er verpflichtet. Die Verpflichtung entfällt nur dann, wenn sich gegenüber der letzten Abrechnung nichts geändert hat. Das Papier dient zur Nachvollziehbarkeit der erfolgten Zahlung. Sie enthält gleich mehrere wichtige Angaben, die gesetzlich vorgegeben sind. Zu ihnen gehören unter anderem Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, seine Steuerklasse und Steuer-ID sowie der Abrechnungszeitraum. Weiterhin zwingend erforderlich sind das Bruttogehalt, geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Steuerfreibeträge, Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuerabzüge und der Auszahlungsbetrag, um die wichtigsten zu nennen. Nicht auf der Entgeltabrechnung enthalten sind Reisekosten, Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie die Mitgliedsnummer der gesetzlichen Rentenversicherung.
Übrigens: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Entgeltabrechnung in Papierform auszuhändigen – die digitale Form ist ausreichend, solange sie alle Inhalte enthält, die auch die gedruckte Version beinhalten muss.
Digitale Vorteile
Eine digitale Abrechnung hat als Service für Arbeitnehmer den Vorteil, dass sie diese nach Zustellung bei Bedarf ausdrucken, ansonsten aber digital aufbewahren können. Das Anhäufen der Abrechnungen als Belege in Papierordner entfällt.
Fürs Unternehmen hat sie gleich mehrere Vorteile: Der Druck, die Konfektionierung und die Zustellung per Post oder am Arbeitsplatz entfällt, die Abrechnung kann per E-Mail versandt werden oder liegt zum Abruf für die Mitarbeiter auf einem Server bereit. Dadurch entfallen in erster Linie jede Menge immer wiederkehrender manueller Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Falzen, Frankieren, Kuvertieren und Sortieren. Das entlastet die Ressourcen in der HR-Abteilung und spart richtig Geld: über drei Euro pro Abrechnung und Abrechnungsmonat. Geld, dass anderswo im Unternehmen besser investiert ist.
Einfache Implementierung
Entgegen vieler Vorurteile lässt sich die digitale Entgeltabrechnung recht einfach umsetzen. In der Regel werden die Gehaltsabrechnungen wie gehabt im Unternehmen erstellt. Im Anschluss daran gehen sie an einen externen Dienstleister, der die weitere Distribution übernimmt – entweder auf dem alten Postweg oder digital. Letzterer Weg wird dabei immer mehr zur Norm.
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