In Zeiten, in denen immer mehr Unterlagen und Dokumente elektronisch versendet werden können, werden auch immer weniger Rechnungen in Papierform verschickt – denn die elektronische Form des Versands ist für den Rechnungssteller schneller und preiswerter, erspart ihm aber nicht, gebührende Sorgfalt walten zu lassen. Die Regelungen für Rechnungen in Papierform gelten natürlich auch hier und wurden vom Gesetzgeber entsprechend ergänzt.
Was ist bei digitalen Rechnungen zu beachten?
Eine Rechnung, egal, in welcher Form sie versandt wird, muss den Anforderungen des Gesetzgebers genügen und alle wesentlichen Informationen für den Zahlenden und das Finanzamt enthalten. Neben allen Angaben zum Absender und Empfänger einschließlich der jeweiligen Steuernummern und natürlich den Waren oder Dienstleistungen samt Preis und dem anzusetzenden Steuersatz und -betrag mussten die Rechnungen bis zum Juni 2011 auch mit elektronischen Signaturen versehen werden. Im Rahmen der umsatzsteuerlichen Gleichstellung zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen wurde auf diese Signatur verzichtet, der Gesetzgeber besteht aber auf die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Digitale Rechnungen bieten sich besonders für Kleinunternehmen an, die niedrigere Umsätze erwirtschaften.
Welche Probleme können auftreten?
Zunächst einmal muss der Empfänger mit dieser Form der Rechnungsstellung einverstanden sein. Ferner ist zu beachten, dass für den Versand der Rechnung ein Format gewählt wird, das von den Kunden geöffnet werden kann. Sie benötigen ein Rechnungsprogramm, das Sie bei der Erstellung unterstützt und können sich zum Beispiel bei rechnung-schreiben.org Anregungen, Tipps und Hilfe holen. Ein Zahlungsziel muss nicht angegeben werden, da der Schuldner laut BGB in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zustellung der Rechnung zahlt. Trotzdem ist es durchaus zu empfehlen, das Zahlungsziel zu nennen, nicht nur, wenn Sie von dieser Frist abweichen. Das erspart im Zweifel das Berechnen der Zinsen im Falle eines Zahlungsverzugs. Nach wie vor bietet der Gesetzgeber das Verfahren der qualifizierten elektronischen Signatur als Variante an, die von vielen Empfängern aufgrund der Sicherheit, die sie verspricht, favorisiert wird. Die Signatur kann über einen Dienstleister erstellt werden, der dann auch die Archivierung des Prüfprotokolls und des Signaturschlüssels übernimmt. Es obliegt nun dem Empfänger, die Gültigkeit dieser Signatur zu prüfen.
Aufgrund aller beschriebenen Fakten und der Tatsache, dass es für alle Beteiligten sehr wichtig ist, dass die Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, sollte die durchaus empfehlenswerte elektronische Rechnung mit der Unterstützung eines Fachmannes erstellt werden.