Dass eine Telefonkonferenz günstiger als eine Geschäftsreise ist, liegt auf der Hand. Immerhin entfallen mit ihr die obligatorischen Reisekosten, die je nach Reiseziel enorm sein können. Nichtsdestotrotz gilt es auch bei Telefonkonferenzen auf eine optimale Kosteneffizienz zu achten, da sonst Kosten drohen, die sich durch eine gewissenhafte Planung im Vorfeld ohne Einschränkungen vermeiden ließen.
Grundlegende Fragen
Um eine Telefonkonferenz so kosteneffizient wie möglich planen zu können, müssen Sie sich erst einige grundlegende Fragen beantworten. Diese sind im Einzelnen:
- Wer ist der günstigste Konferenzanbieter, der alle benötigten Grundfunktionen bietet?
- Welche Software wird benötigt und gibt es eventuell kostengünstigere oder sogar kostenlose Alternativen zu ihr?
- Ist eine Videokonferenz erforderlich oder reicht eine einfache Telefonkonferenz?
- Welche Hardware wird dringend benötigt?
- Wer muss unbedingt an der Konferenz teilnehmen und wer ist entbehrlich?
- Welche Themen müssen unbedingt im Rahmen der Konferenz behandelt und welche können ebenso gut auf anderem, günstigerem Weg abgearbeitet werden?
- Wie viel Zeit muss jedem Thema und Teilnehmer zugesprochen werden?
Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf!
Nachdem Sie die zuvor aufgezählten Fragen beantwortet haben, können Sie mit der eigentlichen Planung der Telefonkonferenz beginnen. Der Schwerpunkt sollte dabei auf dem Ablauf liegen. Konferenzleiter und somit gleichzeitig auch Moderator ist der Organisator der Telefonkonferenz. Dieser sorgt für einen reibungslosen Ablauf und erteilt den einzelnen Teilnehmern entsprechend dem Themenplan das Wort. Um den Teilnehmern aktuelle Informationen oder Material zu Verfügung zu stellen, können Sie während der Telefonkonferenz eine Online-Präsentation mittels Talkyoo durchführen. Hier können Sie Material in Echtzeit präsentieren und bearbeiten. Nach der Telefonkonferenz versendet der Moderator ein Ergebnisprotokoll an alle Teilnehmer.
Zeit ist Geld!
Sobald der Konferenzplan steht, sollten Sie ihn umgehend an die Konferenzteilnehmer weiterleiten, damit sie sich hinreichend vorbereiten können, pünktlich erscheinen und keine wertvolle Zeit durch vermeidbare Fragen zum geplanten Ablauf der Konferenz vergeudet werden müssen.
Bild: Thinkstock, iStock, maximili
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